Persondatapolitik for foreningen Skøn på Silkeborg
(udarbejdet og vedtaget den 13. april 2019)
Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne persondatapolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Kontaktoplysninger på den dataansvarlige:
Skøn på Silkeborg er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Kontaktoplysninger:
• Kontaktperson: Formand Torben Krath
• Adresse: Pandurosvej 6, 8600 Silkeborg
• CVR: Foreningen har endnu intet CVR-nr.
• Telefonnr.: 40194240
• Mail: torben@krath.eu
• Website: Foreningen har endnu ingen hjemmeside, men kan findes som fællesskab på Facebook.
Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:
Medlemsoplysninger:
Almindelige personoplysninger:
• Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, e-mailadresse
Oplysninger om bestyrelse
Almindelige personoplysninger:
• Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse
Foreningens formål med behandling af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
Lovlige grunde til behandling er særligt:
• Foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en kontrakt med dig
• Behandling efter lovkrav
• Behandling med samtykke
Formålene:
1) Formål med behandling af medlemsoplysninger:
• Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
• Som led i foreningens aktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os
2) Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsen
• Håndtering af bestyrelsen og tillidsposters hverv og forpligtelser i foreningen
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer
• Opfyldelse af lovkrav
• Administration af din relation til os
Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser
I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:
• Udøvelse af klubaktivitet, herunder udfærdigelse af deltagerlister
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af arrangementer og udsendelse af informationer samt andre aktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
Samtykke
Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden dit samtykke.
Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen eller som medlem af bestyrelsen:
Medlemmer:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af foreningen
Bestyrelse:
Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:
• Bogføringsbilag skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter arbejdet er ophørt
• Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som bestyrelse til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.
Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
• Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
• Retten til indsigt i egne personoplysninger
• Retten til berigtigelse
• Retten til sletning
• Retten til begrænsning af behandling
• Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
• Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du ovenfor.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
Revidering af persondatapolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondataspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på vores Facebook fællesskabsside, og når/hvis vi måtte få en sådan, i stedet på vores websted. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.
……….
Godkendt på bestyrelsesmøde den 13. april 2019